Le processus fournisseurs est très lié au processus achats. Il est chargé, pour 1'essentiel, de mettre sous contrôle les données figurant sur toutes les factures fournisseurs ou liées à celles-ci, afin d'en permettre le règlement et d'en assurer la comptabilisation, tout en procurant des informations pertinentes et fiables à l'ensemble des partenaires du processus.
Quatre missions essentielles :
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organiser la collecte des données au niveau :
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organiser les rapprochements entre les données et produire des états d'alerte (analyse de consommation, comparaisons statistiques, etc…) ; | ||||||
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restituer les données et produire des états financiers et comptables ; | ||||||
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organiser l'archivage des données et des pièces justificatives. |
Le processus débute par la phase de référencement d'un fournisseur et s'achève la bonne fin du règlement.
Le traitement des achats comporte trois étapes essentielles.
Les procédures mises en place doivent permettre de répondre aux exigences suivantes :
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qui peut déclencher la commande ? |
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quand passer la commande ? |
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quelle quantité faut-il commander ? |
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à quel fournisseur doit-on s'adresser ? |
Les personnes autorisées à émettre des bons de commande doivent être désignées et le montant maximum autorisé être prédéfini.
Un contrôle des réceptions doit être prévu. Les livraisons ne doivent être acceptées que dans la mesure où la réception correspond à un ordre d'achat (bon de commande). Il est nécessaire que la personne chargée de la réception possède une copie de ce document.
Un bon d'entrée (de réception ou de livraison) doit être établi pour chaque réception. Il est particulièrement utile que ces bons soient pré-numérotés. Les vérifications de qualité et de quantité sont matérialisées sur ce bon. C'est au magasinier ou à la personne chargée de la réception de rédiger ce document.
Les défauts de procédure peuvent notamment conduire, lors de la réception des marchandises :
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à la non-détection de quantités reçues inférieures à la commande ; |
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à l'acceptation de quantités ou de qualités non commandées pouvant entraîner des difficultés de production ou des coûts de retour de marchandises. |
Le service des achats doit être informé de la réception des marchandises, par exemple en étant destinataire d'une copie du bon de réception ; ce qui lui permet également de surveiller les délais de livraison.
Les factures reçues sont datées et numérotées. Le contrôle des factures doit être effectué avant le paiement de la facture. Le service comptable doit comparer les éléments figurant sur la facture : prix, qualité, quantités, avec une copie du bon de réception (ou de livraison) et du bon de commande.
La mention "bon à payer" ne doit être portée sur la facture qu'après comparaison de celle-ci avec les bons de réception et de commande correspondants. Il doit être porté uniquement sur l'original, afin d'éviter de le donner plusieurs fois pour la même facture. Pour ce faire, sur les factures reçues en plusieurs exemplaires est indiquée, dès la réception, la mention "duplicata" sur les exemplaires autres que l'original.
Les factures sont comptabilisées soit à leur date d'émission, soit à leur date de réception, selon le choix de gestion de l'entreprise. Les factures comptabilisées portent la mention "comptabilisé", afin d'éviter les doubles comptabilisations. Les retours d'achats font l'objet d'un suivi, afin de s'assurer que les remboursements ou notes de crédit (avoirs) sont bien obtenus. Les documents émis pour le suivi doivent être établis par des personnes différentes de celles qui émettent les bons de commande ou qui enregistrent les factures en comptabilité. La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçues pour lesquelles aucune facture n'est encore parvenue.
Les fonctions suivantes doivent être confiées à des personnes ou à des services différents : commande, réception, réexpédition, comptabilité.
Une base de données fournisseurs intégrée, le plus souvent administrée par le service achats, s'il existe, permet de gérer l'ensemble de ces informations et d'organiser le contrôle comptable.
Du code fournisseur, on pourra déduire un ensemble d'informations (attributs) relatives à l'identification légale du fournisseur et aux contrats de vente (conditions de paiement).
De la référence des articles, on pourra déduire une grande partie de ce qui composera le schéma de comptabilisation, les comptes de comptabilité générale, le taux de TVA. De la référence du contrat, on pourra déduire le centre de responsabilité concerné par l'achat, le centre d'analyse ou le comptable chargé des contrôles.
211-1. - "…Les éléments d'actif destinés à servir de façon durable à l'activité de l'entité constituent l'actif immobilisé. Ceux qui, en raison de leur destination ou de leur nature, n'ont pas cette vocation constituent l'actif circulant."
Les éléments acquis
par l'entité, nécessaires à son activité et destinés à rester durablement
(>1 an) dans son patrimoine sont des immobilisations. Ils sont donc
enregistrés au débit des comptes d'immobilisations.
331-4. - "Les biens de peu de valeur peuvent être considérés comme entièrement consommés dans l'exercice de leur mise en service et par conséquent, ne pas être comptabilisés en immobilisations…"
Les éléments
destinés servir durablement à l'exploitation de l'entité mais de faible valeur
(<380 € HT) peuvent être comptabilisés comme une charge.
Cf p.28 schéma
Les approvisionnements non stockés sont enregistrés au débit du compte 606 "Achats non stockés de matières et fournitures" qui regroupe les achats :
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Non-stockables (eau-énergie) à 6061 |
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Non-stockés par l'entreprise, pour les fournitures qui ne passent pas par un compte de magasin à 6063, 6064,6068 |
Les autres achats stockés sont enregistrés au débit des comptes 601, 602 et 607.
Ils sont enregistrés au débit des comptes de charges :
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604 & 605 pour les achats de services immatériels et matériels qui s'intègrent directement dans le cycle de production |
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61/62 Services extérieurs/Autres services extérieurs |
Une entreprise assujettie à la TVA sur ses opérations commerciales a le droit de déduire la TVA qu'elle a payée à ses fournisseurs. C'est le droit à déduction.
Il est soumis au respect de deux règles fondamentales :
1) La TVA n'est déductible pour l'entreprise que si elle est exigible chez le fournisseur.
2) La TVA ne doit concerner que des biens ou des services nécessaires à l'activité de l'entreprise, affectés à l'exploitation, et dont l'entreprise est propriétaires.
La loi peut remettre en cause le droit à déduction, notamment pour :
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Les dépenses à caractère personnel (logement, restaurant, frais de réception…) ; |
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Les dépenses à caractères somptuaires (chevaux de course…) ; |
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Les véhicules de transport de personnes (cycles, motocycles, automobiles, avions…) : |
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Les cadeaux et libéralités, sauf les échantillons, et les cadeaux dont le prix unitaire TTC est inférieur à 30,49 € ; |
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Certains produits pétroliers (essence, gazole, sauf pour les véhicules ouvrant droit à déduction). |
La TVA est exigible à la livraison, le fait générateur et l'exigibilité coïncident. La TVA est déductible à la livraison (en pratique à la facturation).
La TVA est exigible au paiement effectif de la prestation ou des travaux.
Il faut alors utiliser un compte d'attente 4458 TVA à régulariser lors de l'enregistrement de la facture si le paiement n'a pas encore été effectué.
Si le fournisseur a opté pour la TVA sur les débits (suite à une demande à l'administration fiscale), la mention de l'option figure sur les factures émises et la TVA devient exigible (et donc déductible) à la facturation.
Dans les deux cas, les avances et acomptes versés restent soumis à la TVA sur les encaissements et donnent droit à déduire la TVA dès le paiement de l'acompte.
Rabais Exceptionnelle
Pour un défaut de qualité ou de conformité du produit.
Remise Habituelle
La qualité du client est prise en considération.
La quantité commandée est importante.
Ristourne Périodique (facture d’avoir)
En fonction du chiffre d’affaires réalisé dans une période.
Les réductions commerciales (rabais, remises, ristournes) sur facture de doit ne s'enregistrent jamais en comptabilité.
Escompte Pour un règlement au comptant ou dans un délai très court.
La réduction financière (escompte) s'enregistre toujours en comptabilité et est assimilée à un produit financier. Au crédit du Compte 765 Escomptes obtenus.
Le net commercial (ou le brut s'il n'y a pas de réduction) s'enregistre dans le compte de charge concerné : Achats... (601 Matières premières pour une entreprise industrielle, 607 Marchandises pour une entreprise commerciale - revente en l’état)
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Opération
réalisée |
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Ecriture -
type |
Débit |
Crédit |
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1 Achat de biens destinés à rester durablement (plus d'un an)
sous la même forme dans l'entreprise. |
21 |
(Compte d'immobilisations) |
HT |
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2 Réduction
financière |
765 |
Escomptes obtenus |
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HT |
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445 620 |
TVA déductible sur immobilisations |
TVA |
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404 |
Fournisseur d'immobilisations |
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Total |
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3 Achat d'objets, matières ou fournitures : |
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Pour revendre en l'état |
607 |
Achats de marchandises |
HT |
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Utilisation au début du cycle de fabrication |
601 |
Achats de matières premières |
HT |
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Autres achats stockés |
602 |
(Achats stockés) |
HT |
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Autres achats non stockés |
606 |
(Achats non stockés) |
HT |
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4 Achats de
services |
61/62 |
(Autres charges externes) |
HT |
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5 Réduction
financière |
765 |
Escomptes obtenus |
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HT |
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445 660 |
TVA déductible sur autres biens et services |
TVA |
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401 |
Fournisseur |
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Total |
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Schéma général |
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Le montant net commercial hors taxe |
Charges externes |
Classe
6 60 601 602 604 605 606 607 |
Achats Achats
stockés-Matières premières Achats
stockés- Autres approvisionnements Achats
d'études et de prestations de services Achats
de matériel, équipements et travaux Achats
non stockés de matures et fourniture Achats de marchandises |
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Le montant hors taxe de la charge correspondante |
Autres charges externes |
Classe
6 611 612 613 614 615 616 617 618 621 622 623 624 625 626 627 628 |
Sous-traitance Redevance
de crédit-bail Locations Charges
locatives et de copropriété Entretien
et réparations Primes
d'assurance Études
et recherches Divers
(documentation générale, etc.) Personnel
extérieur à l'entreprise (intérim) Rémunérations
d'intermédiaires et honoraires Publicité,
publications, relations publiques Transports
de biens et transports collectifs Déplacements,
missions et réceptions Frais
postaux et de télécommunications Services
bancaires et assimilés Divers (cotisations, frais de recrutement) |
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Le montant de la TVA Le montant de l'avance |
Créances fiscales et autres créances |
Classe
4 44 44566 4458 4091 |
Compte
de tiers État État,
TVA déductible sur autres biens et services État,
TVA à régulariser Fournisseurs -Avances et acomptes versés |
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Le montant
net à payer au fournisseur |
Dettes d'exploitation |
Classe
4 400 401 403 |
Compte
de tiers Fournisseurs
et comptes rattachés Fournisseurs Fournisseurs - Effets à payer |
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Dernière mise à jour le 18-10-2001 L. Allemand - Professeur d'Eco - Gestion comptable
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