I.    L’approche systémique

A.  Le concept de système

Les systèmes sont plus ou moins complexes. Ceux que nous étudierons répondent à la définition suivante :

Exemple :

L'être humain, la famille, une entreprise, l'État sont des exemples de systèmes

B.  Les six caractéristiques d'un système

1.   Un système est un ensemble fini.

Un système existe, il est identifiable, différentiable de ce qui l'entoure. C'est un ensemble fini, borné par une frontière qui le sépare de son environnement.

Exemple :

Un avion, un être humain, une entreprise sont des systèmes identifiables. Un être humain est facilement identifiable ne serait-ce que physiquement.

2.   Un système agit en fonction d'un but

L'environnement fournit des entrées au système qui lui permettent d’agir, d'opérer. Le système génère à son tour des sorties vers l'environnement.

Exemple :

Un être humain, une machine, une entreprise sont des systèmes agissants.

L'être humain agit pour atteindre un but :  être riche, être en bonne santé, être riche et en bonne santé, etc.

Une entreprise a comme but de réaliser des profits.

3.   Un système a un comportement régulé.

Par les entrées fournies, l'environnement agit sur le système, lui impose des contraintes, influe sur ses objectifs et peut produire un changement d'état du système, c'est-à-dire un changement des propriétés qui le caractérisent. Le système réagit en régulant son comportement, c’est-à-dire en adaptant son action aux changements externes.

Exemple :

Un être humain, un thermostat, une entreprise sont des systèmes régulés.

Si l'arrivée du virus de la grippe fait passer un être humain de l'état «en bonne santé » à l'état «fiévreux » celui-ci va réagir (prendre un bain, prendre un médicament, etc.).

4.   Un système s'informe sur son propre comportement.

Avec la régulation, le système génère des informations rendant compte des changements d'état du système. Il y a circulation d'information, c'est-à-dire communication.

Exemple :

Un animal, un être humain, une entreprise sont des systèmes informés sur leur comportement.

Le passage de l'état «en bonne santé» à «fiévreux» est une information produite par l'être humain ayant contracté la grippe. La fièvre est un des symptômes de la grippe.

5.   Un système décide de son comportement.

Le système génère de l'information qu'il est ensuite capable de traiter pour élaborer ses propres décisions de comportement.

Un système peut donc être décomposé en deux sous-systèmes : un système opérant et un système de décision.

Le système opérant agit en fonction du but assigné et fournit des informations sur l'état du système. Le système de décision exploite les informations fournies et prend les décisions d'adaptation qui s'imposent. Ces décisions sont mises en oeuvre par le système opérant qui fournit, en retour, des informations sur les résultats de l'action effectuée et ainsi de suite. On est en présence d'un mécanisme de rétroaction : ce qui sort du système influe sur ce qui y entre.

Exemple :

Un être humain, une famille, une entreprise sont des systèmes qui décident de leur comportement.

L'arrivée de l'information «état fiévreux » fait réagir l'être humain qui décide, par exemple d'aller chez un médecin. L'exécution de cette décision et des éléments qui l'accompagnent (prise de médicaments, etc.) fait revenir l'être humain à l'état «en bonne santé».

6.   Un système mémorise.

Pour élaborer ses décisions, le système considère les informations sur son état actuel mais aussi les informations passées. Un système dispose donc d'un sous-système de mémorisation des informations qui interagit avec le système opérant et le système de décision.

Exemple :

Un être humain, une famille, une entreprise sont des systèmes qui mémorisent.

L'arrivée annoncée du virus de la grippe fait réagir l'individu en bonne santé qui décide se faire vacciner plutôt que de risquer de tomber malade et de reprendre les médicaments prescrits l'an dernier.

Un système est donc décomposable en trois composants de base interagissant l'un envers l'autre : le système de décision, le système d'information et le système opérant.

Chacun de ces sous-systèmes a lui-même toutes les caractéristiques d'un système : il est borné, il a un environnement, il a des entrées et des sorties, il agit, il est décomposable en sous-systèmes interdépendants formant un tout et organisés en fonction d'un but.

L'ensemble de ces caractéristiques est applicable à l'entreprise. On peut définir l'entreprise comme un système.

II.  L’entreprise comme un système

A.  L'entreprise

Étymologiquement rattachée à la notion de risque, l'entreprise peut être définie aujourd'hui comme :

B.   Les caractéristiques d'une entreprise

1.   Première caractéristique : Une entreprise constitue un ensemble fini.

Une entreprise est une organisation identifiable intégrée dans un environnement. L'entreprise est constituée d'individus et de moyens (financiers, physiques, informationnels, etc.) réunis de manière durable.

L'ensemble des éléments externes susceptibles d'affecter (ou d'être affectés par) l'activité de l'entreprise constitue son environnement. Ces éléments externes peuvent être des individus, d'autres organisations mais aussi des réglementations ou des phénomènes.

Exemple :

Une décision gouvernementale de modifier un taux de TVA constitue une donnée environnementale affectant l'activité de l'entreprise (prise en compte au niveau de la facturation, au niveau comptable, etc.).

2.   Deuxième caractéristique : Une entreprise agit en fonction d'un but.

Une entreprise est une organisation économique qui produit et qui répartit. L'entreprise est en interaction avec son environnement. Cette interaction se traduit par des échanges de toutes natures appelés flux. C'est cet ensemble d'échanges qui permet à l'entreprise d'agir, c'est-à-dire de réaliser son activité et d'atteindre ses objectifs à long terme (les finalités, la raison d'être de l'entreprise), à moyen terme (les buts qualitatifs de l'entreprise) et à court terme (les objectifs chiffrés de l'entreprise).

L'entreprise collecte des ressources (biens, monnaie, information,...) et opère des transformations grâce aux moyens dont elle dispose (les facteurs de production : le travail, le capital, l'énergie, les informations [savoir-faire, brevets,...], etc.) pour produire des biens et/ou fournir des services destinés à des marchés.

Grâce à ces transformations, l'entreprise produit des richesses qu'elle redistribue aux salariés et aux composantes de l'environnement : État, organismes financiers, fournisseurs, etc.

Les flux entrants et sortants échangés avec l'environnement sont baptisés flux externes pour les distinguer des flux internes au système entreprise.

Ces flux sont de trois natures : flux d'activité, flux de structure et flux d'information.

Les flux d’activité, ou de performances, sont les flux logistiques (matières premières, en-cours, produits finis, etc.) et les flux monétaires (trésorerie, capitaux, éléments financiers, etc.).

Les flux de structure sont les flux des équipements d'actifs (ateliers, bureaux, magasins) et les flux du personnel (salariés, intérimaires, représentants multicartes, etc.)

Les flux d'information sont composés d'éléments informels (culture, pressions politiques, pressions sociales,...) et d'éléments formalisés (marché de l'innovation [recherche et enseignement, brevets,…], sollicitations des partenaires économiques, actions commerciales des concurrents,...).

Exemple :

Dans une entreprise commerciale, l'arrivée d'une commande reçue d'un client est un flux d'information. Le règlement qui l'accompagne est un flux d'activité (flux monétaire) et un flux d'information par les données qu'il véhicule (montant du règlement, date de règlement, etc.). La fourniture de produits qui résulte de la commande est un flux d'activité de sortie (flux logistique). Le bon de livraison qui accompagne ce flux physique de marchandises est un flux d'information.

L'ensemble des flux échangés par l'entreprise peut être représenté graphiquement par un diagramme des flux. L'entreprise est considérée comme une «boîte noire» transformant des entrées en sorties.

3.   Troisième caractéristique : Une entreprise est une organisation régulée.

Des perturbations dues à l'environnement peuvent apparaître. L'entreprise doit disposer d'un ensemble de moyens et de méthodes lui permettant de contrôler son activité pour atteindre ses objectifs. L'entreprise dispose donc d'un sous-système, le système de décision, pratiquant la régulation à partir de flux informationnels.

Différents types de régulation sont possibles : la régulation par anticipation à partir des flux d'entrée, la régulation par erreur (ou régulation par écart) à partir des flux de sortie (rétroaction).

Exemple :

Une diminution des ventes entraîne la mise en place d'un plan de formation des vendeurs (régulation par écart).

Pour contrer un nouveau concurrent sur le marché de l’entreprise, une campagne publicitaire sera lancée (régulation par anticipation).

4.   Quatrième, cinquième et sixième caractéristiques

Une entreprise s'informe sur son propre comportement, mémorise les différentes informations et décide en fonction de ces informations.

Une entreprise est un système composé de trois sous-systèmes interdépendants.

Le système opérant (ou système opératoire) assure le fonctionnement du système en réalisant la production physique des biens et des services internes et externes. Il est relié à l'environnement par les flux externes et aux autres sous-systèmes par des flux internes d'information. Son activité est contrôlée par le système de décision.

Le système de décision (ou système de pilotage ou système de management) finalise l'entreprise en lui assignant ses objectifs. Il est relié aux autres sous-systèmes par des flux internes d'information. Il analyse l'environnement et le fonctionnement interne de l'entreprise. Il contrôle l'exécution des tâches du système opératoire et assure la régulation du système en concevant des scénarios de solutions. Aux deux types de régulation précédemment cités s'ajoute la régulation «par alerte» à partir d'informations signalant des dysfonctionnements internes. Par exemple, l'arrêt d'une machine sur une chaîne de production nécessite son réglage.

Le système d'information alimente l'entreprise en informations (d'origine interne ou environnementale), mémorise les informations, les traite et les communique aux autres sous-systèmes auxquels il est relié. Le système d'information constitue donc le lieu de passage obligé de toutes les informations de l'entreprise qu'elles soient externes ou internes.

Les informations internes sont de différentes natures.

Les informations émises par le système opérant à destination du système d'information sont des informations détaillées renseignant sur les résultats obtenus par l’activité.

Le travail du système d'information consiste à mémoriser ces informations et à les synthétiser pour les transmettre ensuite au système de décision.

Le système de décision exploite les informations synthétiques reçues du système d'information. Il prend des décisions et transmet ses ordres sous forme d’informations incitatives.

Pour exécuter ces tâches, le système opérant utilise les informations mémorisées par le système d'information.

Exemple :

Dans une entreprise commerciale on relève les flux d'information suivants :

1.     commande client

2.     barème des prix de vente

3.     préparation livraison

4.     sortie de stock

5.     facture client

6.     statistiques des ventes