I.    Conseils généraux de présentation

Un dossier mémoire, un rapport de stage est le premier élément que le jury verra, il aura tout le temps pour le lire dans le détail et le juger. A partir de ce dossier, le jury se fera une première idée du candidat, ce qui aura une influence sur le déroulement de l'épreuve. Il convient donc d'apporter le plus grand soin à la réalisation de ce dossier.

Ces conseils s'appliquent également à la rédaction de tout rapport, compte-rendu...

A.  Un plan

Vous devez établir rapidement un plan. En fonction de ce plan (et donc du contenu), vous pourrez chercher plus efficacement les informations dans l'entreprise et donc collecter des annexes pertinentes.

Votre plan sera présenté au début (sommaire avec indication des numéros des pages) du dossier mémoire. Ainsi le jury pourra avoir une vue d'ensemble du travail effectué et aller facilement au paragraphe qui l'intéresse.

Les titres et sous-titres doivent être numérotés.

Toutes les pages de votre dossier mémoire doivent être numérotées.

Les annexes sont présentées à la fin, elles sont numérotées et un sommaire de ces annexes est établi. A chaque fois que vous faîtes référence à une annexe dans le dossier, vous devez préciser ses références (numéro & page)

B.  La présentation

Votre dossier doit être dactylographié. Pour l'écrire, l'outil le plus adapté est le traitement de textes. Vous utiliserez au maximum les possibilités de votre logiciel pour espacer les paragraphes, rendre clair, agréable et lisible votre dossier.

Vous éviterez de multiplier les types et les tailles de police, de mettre de la couleur (n'oubliez pas que vous photocopierez votre mémoire et que la couleur a un coût élevé !).

C.  L'orthographe et la grammaire

Votre dossier doit être exempt de fautes d'orthographe et de grammaire. S'il y trop de fautes, le jury pensera que le travail a été bâclé et aura un a priori négatif !

II.  Utilisation de Word pour atteindre les objectifs définis

Vous trouverez ci-joint un mémento des principales fonctionnalités de Word.

A.  Les feuilles de style

1.   Utilisation

Lorsque vous créerez votre document, vous choisirez un modèle de document de type Thèse, Manuel, Rapport. Ainsi vous partirez d'un document qui disposera de styles prédéfini proches du résultat que vous souhaitez.

Il ne vous restera plus qu'à modifier ces styles.

Menu Format Style  

2.   Les titres

Les styles de type titre vont se numéroter automatiquement et cette numérotation sera reprise par la table des matières.

Les titres de niveau 1 (qui indiquent les grandes parties) auront un saut de page automatique juste avant.

A chaque niveau de titre, vous pouvez faire un retrait par rapport au niveau précédent. De même vous pouvez prévoir le style qui suivra automatiquement tel type de titre. (Ex Style 1 suivra le titre 1, le style 2 suivra le titre 2 etc…).

Les titres sont dans une police les faisant ressortir (caractère en gras, souligné, taille plus grande…).

3.   Le corps de texte

Ce sont les paragraphes, ils suivent les titres. Ils sont, en général, alignés sur les titres.

Ces styles sont souvent appelés Style1, Style 2…

4.   Modifier un style

a)   La police

Menu Format Police

La police la plus lisible sur un traitement de textes est Times New Roman, taille 12 pt.

Si vous réalisez un tableau sur Excel pour le copier ensuite dans Word, utilisez alors la police Arial taille 10 pt.

Si vous voulez simuler des copies d'écran, de listings informatiques, utilisez alors la police Courier New taille 12 pt.

Variez rarement les polices et uniquement quand l'objectif est de faire ressortir un élément important (Italique, Gras, Souligné)

b)   Les paragraphes

Menu Format Paragraphe

Pour le corps de texte, utiliser l'alignement justifié.

Aligner le retrait du paragraphe à gauche sur celui du titre.

Mettre un espacement avant et après d'au moins 3 pt.

Pour les enchaînements des paragraphes de corps de texte, décocher les paragraphes solidaires pour éviter les sauts de pages intempestifs. Pour éviter que les paragraphes soient coupés, cocher éviter les veuves et orphelines et cocher lignes solidaires.

c)   Les bordures et trames

Menu Format Bordures et trames

Pour rajouter des encadrements, ou griser ou colorer des zones (textes, paragraphes, tableaux…).

B.  Les listes numérotées ou les puces

Lorsque vous voulez une liste numérotée ou avec des puces dans votre document indépendamment des titres, vous pouvez choisir les listes.

Menu Format Puces et numéros

C.  La pagination

1.   La numérotation des pages

Pour que la numérotation des pages se réalise automatiquement, il suffit d'insérer dans le pied de page (Menu Affichage En-tête et pied de page) la numérotation automatique en cliquant sur le bouton  et le nombre de pages total en cliquant sur le bouton .

2.   Les sauts de pages

Lors de la pagination, vous pourrez regrouper des paragraphes ou séparer des paragraphes en insérant des sauts de page.

Menu Insertion Sauts…

choisir Saut de page

D.  La table des matières (sommaire)

Vous insérez, au début de votre mémoire, un sommaire qui reprend automatiquement les titres du document avec leur numérotation et les renvois aux numéros de page.

Menu Insertion Tables et index

choisir Table des matières

Vous pouvez préciser les niveaux de titres que vous souhaitez dans votre sommaire, l'affichage ou non des numéros de page, le style de votre sommaire.

E.  L'insertion d'images ou tableaux

Après avoir copié votre document source (Ç+C), vous l'insérez dans votre document Word en choisissant dans le Menu Edition 

    Collage spécial       

            Choisir Image

Pour que l'image soit alignée dans votre document par rapport au paragraphe qui l'encadre, vous devez modifier son format (bouton de droite de la souris format de l'image Aligné sur le texte ou sans ancrage selon les versions de Word).