I.   L’organisation comptable

A. La division des journaux (système divisionnaire)

1.   Les principaux journaux divisionnaires

Un journal divisionnaire est un journal spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations.

Exemple :

L'entreprise Depardieu a choisi d'utiliser les journaux divisionnaires suivants :

• Journal des a-nouveaux,

• journal des achats,

• journal des ventes,

• journal de banque,

• journal de caisse,

• journal des opérations diverses,

• journal des salaires.

Remarque :

La liste des journaux divisionnaires peut varier d’une entreprise à l'autre suivant les besoins, mais elle comprend toujours un journal des opérations diverses pour enregistrer les opérations qui n’ont pas leur place dans les autres journaux.

2.   Les avantages de la division des journaux

Les journaux divisionnaires offrent plusieurs avantages par rapport au journal unique.

a)  La saisie des écritures est facilitée

Le comptable enregistre plus rapidement et avec moins d'erreurs les opérations si les écritures semblables sont groupées pour la saisie.

Toutes les ventes impliquent un enregistrement au crédit du compte « 70. Ventes » et du compte « 4457. Etat - TVA collectée ». Le comptable travaille plus vite en groupant leur saisie dans un journal des ventes.

Tous les règlements par banque impliquent un enregistrement dans le compte « 512. Banque ». Il est préférable de grouper leur saisie dans un journal de banque.

b)  Le contrôle est facilité

Des erreurs se produisent parfois lors de la saisie des écritures comptables (montant erroné, oubli d'une opération, opération enregistrée en double). Pour déceler de telles erreurs, il est conseillé de totaliser le montant des pièces comptables à enregistrer. Le total ainsi calculé est ensuite comparé au total des écritures calculé par l'ordinateur. Une différence entre les deux totaux signale une erreur.

Exemple

Le montant de factures de ventes est totalisé préalablement à leur saisie. On compare ensuite, après la saisie, le total des factures avec le total des écritures de ventes. Cette comparaison n'est possible que si les écritures de ventes ne sont pas mêlées aux autres écritures.

c)  La division du travail est facilitée

Dans une entreprise importante, la saisie des écritures comptables occupe plusieurs personnes. Chacun des employés sera responsable de la comptabilité d'une catégorie d’opérations et de la tenue du journal divisionnaire correspondant.

3.   La pré totalisation des pièces comptables

Les pièces comptables sont classées par catégories (correspondant aux différents journaux divisionnaires) et leurs montants sont reportés, dans l’ordre chronologique, sur des bordereaux de saisie (ou des tickets comptables). Les montants sont totalisés sur chaque bordereau.

Exemple

Supposons que l’entreprise Pyrenemob ait reporté les pièces comptables suivantes du mois de novembre sur les bordereaux de saisie (en réalité, les pièces comptables seraient beaucoup plus nombreuses). Les totaux apparaissent au bas des bordereaux.

B. Les types de comptes

On distingue trois types de comptes.

1.   Les comptes collectifs

Il existe habituellement deux comptes collectifs :

• le compte 401. Fournisseurs

• et le compte 411. Clients.

Ils regroupent l'ensemble des fournisseurs et l'ensemble des clients.

2.   Les comptes individuels

Les comptes individuels (ou comptes auxiliaires) donnent le détail des fournisseurs et des clients.

Exemple

Parmi les comptes individuels de l'entreprise Depardieu, nous pouvons citer :

-        401001  FABRAUTO -        401002  CIBIELLE -        401003  PUBLIMODERNE -        401004  UAP -        401005  NOIRAUTO -        401006  CREDILOC -        401007  DUPREZ -        401008  TANDY

-        411001  VIDAL GARAGE -        411002  RAPID AUTO -        411003  REPARATIONS SUCEENNES -        411004  DUPRE GARAGE -        411005  AUBERT GARAGE -        411006  VOITURLOCAT -        411007  LAVAINE -        411008  DUBRULLE -        411009  ROVER REPARATIONS -        411010  AGRICONTROL -        411099  CLIENTS DIVERS

3.   Les comptes généraux

Les comptes généraux sont tous les autres comptes.

II. La saisie des écritures

A. Les écritures provisoires

1.   Les brouillards

Dans une première phase, les écritures peuvent être rectifiées si on a commis une erreur : ce sont des écritures provisoires. Les écritures provisoires sont enregistrées sur un brouillard (une sorte de brouillon) que l'on est autorisé à modifier si nécessaire. Elles ne sont pas encore enregistrées dans un journal car il est interdit de modifier les journaux.

Il est conseillé d'ouvrir un brouillard particulier pour chaque journal divisionnaire.

C'est le total de chaque brouillard qui est comparé au total du bordereau de saisie correspondant. Si les totaux sont différents, l'erreur peut être facilement repérée et corrigée sur le brouillard.

2.   La saisie guidée

Beaucoup de logiciels de comptabilité peuvent guider le comptable dans l'enregistrement des opérations courantes.

3.   Le contrôle du total

Exemple : Saisie des factures ventes et contrôle du brouillard des ventes

• Éditer le brouillard de ventes.

• Vérifier que le total du brouillard de ventes est égal au total des montants TTC des factures de ventes.

• Corriger les erreurs éventuelles en reprenant les écritures du brouillard de ventes.

4.   Les virements internes

Certaines opérations concernent deux brouillards à la fois.

Exemple :

L'entreprise Depardieu a tiré un chèque à son profit, le 8 octobre, pour alimenter la caisse. Cette opération doit être enregistrée à la fois :

• dans le brouillard de banque puisqu’il s'agit d'un retrait de la banque ;

• dans le brouillard de caisse puisqu’il s'agit d'une recette pour la caisse.

Il ne faut cependant pas enregistrer l'opération en double dans les comptes de banque et de caisse.

L'emploi du compte 58. Virements internes apporte une solution.

Sur le brouillard de banque le compte " 512: Banque " est débité et le compte " 58: Virements internes " est crédité.

Sur le brouillard de caisse le compte " 53. Caisse " est crédité et le compte « 58. Virements internes " est débité.

Ainsi les comptes « 512. Banque » et « 53. Caisse » ne sont mouvementés qu’une seule fois, et le compte « 58. Virements internes » est toujours soldé.

B. La clôture périodique

La loi interdit de modifier les écritures comptables. L'usage des brouillards est néanmoins toléré à la condition que, au moins une fois par mois, les écritures provisoires des brouillards soient transformées en écritures définitives des journaux. Cette transformation est appelée clôture périodique. Elle s'applique à tous les brouillards en même temps.

Exemple

Le comptable de l'entreprise Depardieu fait une clôture périodique à la fin du mois d'octobre (menu Traitements : Validation brouillard). Le logiciel l'avertit du caractère irréversible de cette opération.

C. Les éditions

On peut éditer les journaux après que la clôture périodique a été effectuée.

1.   Les journaux divisionnaires

Ils donnent le détail des écritures.

2.   Le grand-livre

Il indique les mouvements pour chaque compte.

3.   La balance

Elle récapitule les totaux et les soldes de tous les comptes.

4.   Les documents de synthèse

Le bilan et le compte de résultat sont générés automatiquement (fourchettes de comptes).

III.La consultation des comptes

A. La gestion des échéances

1.   Le lettrage des comptes de tiers

Le lettrage est une opération qui consiste à repérer, dans les comptes de clients et de fournisseurs, les factures qui ont été réglées. Le lettrage est facilité si la précaution a été prise de mettre la même référence au règlement et à la facture.

2.   La balance âgée

Une balance âgée est une liste des comptes de tiers (clients ou fournisseurs) sur laquelle les mouvements (factures et règlements) sont classés suivant leur ancienneté.

3.   La liste prévisionnelle des échéances

La liste prévisionnelle des échéances donne la liste des factures qui ne sont pas encore payées.

B. Les balances des comptes

1.   La balance générale

Elle contient les comptes généraux et les comptes collectifs Clients et Fournisseurs.

2.   Les balances auxiliaires

Elles contiennent les comptes individuels des clients et des fournisseurs.

 

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